Vsi vemo, da so papirni dokumenti v podjetjih še vedno najpomembnejši vir informacij. Iskanje in pridobivanje podatkov iz tako shranjenih dokumentov pa je težko in zamudno delo. Pri opravljanju svojega dela večina podjetij izdela in prejme veliko dokumentov, ki jih nato izmenjuje, popravlja, spreminja ter shranjuje v več različicah.

Posebno težavo predstavlja distribucija takih dokumentov, saj zanjo porabimo veliko časa in papirja, nadzora nad lokacijo in veljavnostjo dokumenta pa nimamo. Težak pa je tudi dostop do dokumentov iz oddaljenih lokacij.

Učinkovito ravnanje s poslovno dokumentacijo zahteva nov, integriran način dela, ki vključuje vse vrste poslovne dokumentacije, ne glede na izvor ali obliko, hkrati pa zagotavlja individualno obravnavo vsakega dokumenta.

V podjetju SGH se ukvarjamo z rešitvami na področju elektronskih dokumentnih sistemov. Prednosti so predvsem:

• večja hitrost distribucije in pridobitve dokumentov,
• preglednost poslovanja,
• koncentracija in dostopnost do intelektualnega kapitala podjetja,
• centralizacija arhiva; dostopnost, varnost in nadzor,
• olajšano delo s strankami in sprejemanje odločitev,
• boljša porazdelitev dela – večji izkoristek poslovanja,
• večja konkurenčna prednost in večje zadovoljstvo strank,
• prihranek časa – ni dolgotrajnih postopkov urejanja papirjev, shranjevanja in iskanja,
• hitrejši odzivni časi,
• zmanjšana količina papirja v obtoku,
• manj prostora, potrebnega za arhiv in
• manj kopiranja dokumentov.

Uvajanja rešitev s področja dokumentnega sistema se v podjetju SGH lotevamo projektno. Pri tem sledimo naslednjim fazam:
V prvi fazi projekta naredimo posnetek obstoječe strankine infrastrukture ter zberemo podatke o količini in vrsti poslovnih dogodkov. Podjetja navadno že imajo dobro definirane procese, ki jih želijo avtomatizirati. Če temu ni tako, v podjetju SGH pomagamo pri definiranju, dokumentiranju in optimiziranju njihovih procesov. Natančni analizi procesov znotraj delovne skupine sledi umeščanje posameznih modulov v okolje s pomočjo parametrov. Modularnost same rešitve omogoča postopno uvajanje. Različne možnosti uporabe, ki so za podjetja specifične, v dogovoru s stranko izdelamo po naročilu. Dobro načrtovano in kakovostno izobraževanje bodočih uporabnikov je ključ do uspeha. Eno najpomembnejših meril uspešnosti projekta je pogostost uporabe programske rešitve. Del izobraževanja opravimo že v okviru predstavitve rešitve uporabnikom in jih tako postopno pripravimo na novo delovno okolje. V praksi se je kot izredno uspešno izkazalo uvajanje uporabnika v njegovem okolju. Vzdrževanje sistema je možnost, za katero se naročnik lahko odloči po zagonu sistema. V pogodbi o vzdrževanju si uporabnik med drugim zagotovi:

• razpoložljivost naših strokovnjakov za pomoč tako na daljavo kot tudi v delovnem okolju,
• izboljšave delovanja vzdrževane programske opreme in izvedbo izboljšav v obliki novih različic,
• prilagajanje programske opreme spremembam sistemskega okolja in operacijskega sistema ter
• svetovanje pri nadaljnjem razvoju sistema.